Le mail sono uno strumento molto usato per avvicinare nuovi clienti. Soprattutto oggi, costretti nei nostri uffici. Molti clienti mi chiedono: come si fa a scrivere una mail efficace? Quali i contenuti? Quale il tono? Cosa devo allegare?

E’ impossibile scrivere una mail che vada bene per tutti. Molto dipende dal prodotto/servizio che si vuole presentare e dal destinatario. Ma vi sono alcune regole che ho appreso con l’esperienza.

5 Regole per una mail efficace

1. Oggetto. Pensiamo a quante mail riceviamo ogni giorno e a quante ne cestiniamo senza aprirle. Se sono riuscito a creare curiosità con un oggetto interessante, avrò superato il primo scoglio. Per creare un oggetto interessante, mettiamoci nei panni del nostro cliente. A questo scopo, usiamo la tecnica della buyer persona per mettere a fuoco il suo profilo
2. Facciamola breve! Se il nostro destinatario ha aperto la mail, non abusiamo del suo tempo visto che non ci conosce. In poche righe diciamo le cose importanti, ciò che ci contraddistingue. Lo scopo della prima mail non è quello di raccontare tutto sul prodotto o sull’azienda. Il nostro scopo è quello di accendere una lampadina nella testa del nostro interlocutore e ottenere una prima reazione
3. No a frasi fatte. Corriamo sia il rischio di sembrare troppo formali, ma anche quello di prendersi troppa confidenza. Ancora una volta, la conoscenza del destinatario è importante. Partiamo pure da una mail standard che avremo preparato; ma poi personalizziamola
4. Niente allegati. Oltre al rischio di andare in spam, sovraccarichiamo la comunicazione e rischiamo di infastidire. Piuttosto inseriamo un link al catalogo/brochure o ad un breve video di presentazione. Se qualcuno è interessato se lo va a vedere. Una volta che avremo ottenuto una risposta – è un po’ come se ci avessero aperto la porta – allora possiamo inviare del materiale, in base a ciò che ci verrà chiesto
5. Call to action. Se lo scopo è quello di ottenere una risposta, inseriamo una frase/domanda che inviti a rispondere. Meglio concludere con una domanda del tipo “volete ricevere la nostra mini guida su come …” Piuttosto che “siamo a vostra disposizione per qualsiasi necessità”.

Un ultimo consiglio

Non scoraggiamoci se non abbiamo risposta alla nostre mail! I motivi che stanno dietro ad una non risposta possono essere molti. Non necessariamente manifestano un disinteresse o che abbiamo scritto una mail non efficace. Il nostro destinatario quel giorno potrebbe essere stato in ferie, impegnato con una situazione imprevista, o semplicemente ha aperto l’email ma poi gli è arrivata una telefonata. Quindi riproviamo dopo 15 giorni con un’altra email oppure proviamo con una telefonata.

Sul questi temi ho già scritto Fiere e Ipercomunicazione

Oppure leggi il mio libro Esportare in 7 mosse